Transición del sistema de gestión de membresía (AMS)

Preguntas frecuentes

Estamos invirtiendo en nuestros sistemas y plataformas a largo plazo. Nos referimos a esto internamente como nuestro proyecto de «Transformación digital». Este trabajo adoptará un enfoque por etapas y se trata de modernizar nuestras plataformas y proporcionar al personal y a los miembros soluciones de software que incluyan todas las funciones que organizaciones como la nuestra requieren para desarrollar y fomentar relaciones, comunicarse, medir el compromiso, impulsar la colaboración y abogar por una Internet para todos.

Es importante tener en cuenta que habrá un periodo de inactividad de dos semanas para permitir la finalización del cambio del sistema a Fonteva. Durante este periodo de inactividad, no habrá acceso a MemberNova (nuestro Sistema de Administración de Asociaciones (AMS) actual, también conocido como el Portal de Miembros) o Connect (nuestra plataforma de mensajería bidireccional), Docebo (nuestra plataforma de aprendizaje) ni a Fluxx (el sistema de subvenciones de la Internet Society Foundation), para los líderes de los capítulos. Pronto proporcionaremos fechas para este tiempo de inactividad programado.

A continuación se encuentran algunas de las preguntas más frecuentes sobre la transición del sistema.

¿Cuál es la situación actual del nuevo sistema de gestión de membresía (AMS)?

Después de someter nuestro nuevo AMS proporcionado por Fonteva al proceso de pruebas de aceptación del usuario (UAT), descubrimos algunos elementos que aún debíamos abordar. Esto nos llevó a retrasar el lanzamiento programado para el 1 de julio. Desde entonces, nos hemos concentrado en abordar estas necesidades para garantizar que el nuevo sistema cumpla con los estándares de accesibilidad y supere una revisión de seguridad integral. Por lo tanto, el tiempo de inactividad y la transición del sistema se han reprogramado para diciembre de 2023.

¿Qué está ocurriendo?

Queremos poner mejores herramientas en manos de las personas que las necesitan para trabajar de manera efectiva en apoyo de nuestra misión. También se trata de garantizar una mayor agilidad para adaptarse a los cambios en los años por venir, según sea necesario.

¿Qué sistemas van a cambiar?

Dos sistemas cambiarán.

1. MemberNova. Este es nuestro Sistema de Administración de Asociaciones (AMS) actual, también conocido como el Portal de Miembros. Reemplazaremos esto con un AMS más conocido y utilizado llamado Fonteva.
2. Connect. Nuestra plataforma de participación y el foro de mensajería bidireccional. Nuestro nuevo AMS, Fonteva, admitirá estas funciones.

¿Qué puedo esperar de los cambios?

Estamos realizando mejoras para ayudar a garantizar que se cumplan los estándares de accesibilidad. El nuevo Sistema de Gestión de Asociaciones (AMS) ofrece al personal y a los afiliados una interfaz más sólida y fácil de usar. Entre sus ventajas se incluyen:

– Navegación multilingüe mejorada.
– Mejoras en el proceso de unirse a la asociación.
– Posibilidad de que las secciones y los grupos de interés especial (SIG) se comuniquen con sus miembros directamente desde el portal para miembros, en lugar de depender de un sistema externo.

En general, los miembros tendrán una experiencia mucho más intuitiva desde el portal de miembros a medida que avanzamos hacia una MGA más avanzada y ampliamente reconocida.

¿Cuáles son las distintas fases de esta implementación?

Fase 1: Lanzamiento del nuevo AMS
El lanzamiento del nuevo AMS se producirá en diciembre de 2023. El nuevo AMS tendrá las mismas funciones que los sistemas existentes (MemberNova y Connect), pero en un formato más fácil de usar y con algunas funciones adicionales.

Fase 2: Después del lanzamiento del nuevo AMS
Implementaremos algunas otras mejoras y funcionalidades. Esto se hará con un enfoque por fases. Estamos creando la hoja de ruta para las mejoras posteriores a la implementación, y la Fase 2 está programada para el primer trimestre de 2024. Compartiremos los planes para el lanzamiento de la Fase 2 en el mes de noviembre.

¿Cuál es la fecha de la transición al nuevo sistema?

– Apagado del sistema actual: 1 al 10 de diciembre de 2023
– Puesta en marcha del nuevo sistema: 11 de diciembre de 2023

¿Por qué una semana?

El tiempo de inactividad es una etapa estándar para la implementación de cualquier sistema y se produce al realizar la transición de un sistema a otro. Es necesario para que el equipo técnico tenga un tiempo designado para tomar los datos del sistema anterior y traspasarlos a los nuevos sistemas y a la vez garantiza que nadie ingrese datos nuevos en forma simultánea. En un principio, estaba previsto que este tiempo de inactividad fuera de dos semanas. Sin embargo, dado el retraso en la entrega, hemos trabajado para acortar el tiempo de inactividad a una semana.

¿Cómo me afectará este período de inactividad del sistema?

Es fundamental tener en cuenta que habrá un período de inactividad de una semana mientras migramos del antiguo AMS al nuevo sistema (del 4 al 10 de diciembre de 2023). Durante este período, no podrás iniciar sesión en Membernova, Connect, Docebo (la plataforma de aprendizaje de Internet Society) ni Fluxx (el sistema de subvenciones de la Fundación Internet Society, exclusivamente para Líderes de Capítulo).

Una vez finalizada la transición, deberás restablecer tu contraseña para acceder a tu cuenta en el nuevo sistema, Fonteva. Además, cualquiera que inicie sesión en Fluxx o Docebo también deberá restablecer su contraseña para poder acceder.

¿Sabré usar esta tecnología?

Todos recibirán los procedimientos operativos estándar y videos de capacitación. También ofreceremos un servicio de asistencia técnica para cualquiera que tenga problemas para acceder o utilizar el sistema.

¿Qué sucede después del periodo de inactividad? ¿Habrá algo nuevo en su lugar y cómo sabré cómo usarlo?

En junio se llevará a cabo la capacitación de usuarios con el personal, los líderes de los Capítulos y otros miembros que dependen en gran medida de estos sistemas. Después del periodo de inactividad, nuestro nuevo portal AMS estará disponible para su uso, pero para la mayoría de las personas que inician sesión, la experiencia del portal de miembros será similar. Solo se verá un poco diferente. También podrá iniciar sesión en Docebo, nuestra plataforma de aprendizaje, y Fluxx, el sistema de administración de subvenciones de la Fundación, como lo ha hecho en el pasado. Para nuestros líderes de los capítulos y grupos de interés especial, como usuarios frecuentes de nuestro AMS, su administrador regional de participación de la comunidad será un recurso comprometido para garantizar que tenga la información y los recursos que necesita para hacer la transición al nuevo sistema con éxito.

Para acceder a tu cuenta en Fonteva, el nuevo sistema, deberás restablecer tu contraseña. Además, cualquiera que inicie sesión en Fluxx o Docebo después del período de inactividad deberá restablecer su contraseña para poder acceder.

¿Seguirán funcionando las listas de correo como la lista de delegados de los Capítulos, la lista de políticas de Internet y las listas regionales que aún estén alojadas en Mailman?

Sí, las listas de correo seguirán funcionando durante la transición, lo que permitirá seguir en contacto unos con otros en caso de ser necesario. Sin embargo, ten en cuenta que las listas no se sincronizarán con nuestro AMS durante el tiempo de inactividad, por lo que es posible que las comunicaciones enviadas durante este período no estén totalmente actualizadas con los datos más recientes de los miembros. Después de la transición, estas listas se alojarán en Fonteva, no en Mailman.

¿Se migrará el contenido histórico?

Tenemos la intención de migrar todos los datos históricamente relevantes relacionados con el historial de un miembro o capítulo para mantener un perfil completo, al mismo tiempo que garantizamos el cumplimiento de los requisitos legales y de privacidad de datos relacionados.

¿Necesitas ayuda o tienes alguna otra pregunta que aún no hayamos respondido?

Puedes ponerte en contacto con [email protected].

Actualizado lunes, 16 de octubre de 2023.

Esperamos poder ofrecerles un nuevo conjunto de herramientas que les permita prosperar como defensores de Internet. Sabemos que esta transición traerá muchos cambios positivos para todos nosotros. Les agradecemos su paciencia mientras cambiamos de lo antiguo a lo nuevo. Si tiene otras preguntas, no dude en comunicarse con [email protected].