Nous investissons dans nos systèmes et nos plateformes dans une perspective à long terme. Nous l’appelons en interne notre projet de « transformation numérique ». Il s’agit de procéder par étapes pour moderniser nos plateformes et pour fournir au personnel et aux membres des solutions logicielles comprenant toutes les fonctionnalités dont les organisations comme la nôtre ont besoin pour développer et entretenir efficacement des relations, communiquer, mesurer l’engagement, stimuler la collaboration et défendre un Internet pour tous.
Il est important de noter qu’il y aura une période d’interruption de système de deux semaines pour permettre l’achèvement du changement de système. Pendant ce temps d’arrêt, il n’y aura pas d’accès à MemberNova (notre système actuel de gestion d’association, également connu en tant que portail des membres), à Connect (notre plateforme de messagerie bidirectionnelle), à Docebo (plateforme d’apprentissage de l’Internet Society), et pour les responsables de chapitre au Fluxx (système de subventions de la Fondation Internet Society). Nous vous communiquerons prochainement les dates de cette indisponibilité programmée.
Vous trouverez ci-dessous foire aux questions (FAQ) sur la transition du système.
Mis à jour le lundi 17 juillet.
Certains d’entre vous ont participé au processus de tests de validation par l’utilisateur (UAT) de notre nouvel AMS fourni par Fonteva. Ces tests ont révélé certaines problématiques à adresser, qui, après mûre réflexion, nous ont amenés à retarder la date du lancement du service prévu le 1er juillet. Nous tenons à y remédier, en veillant à ce que le nouveau système réponde aux normes d’accessibilité et remplisse toutes les conditions requises en matière de sécurité. Par conséquent, le temps d’arrêt programmé du système est également repoussé. Concrètement, cela signifie que vous pouvez continuer à accéder et à utiliser l’espace membre actuel, la plateforme d’engagement bidirectionnelle Connect, la plateforme d’apprentissage de l’Internet Society et la plateforme de subventions de notre Fondation, Fluxx. Nous communiquerons la date de transition du nouveau système et les temps d’arrêt qui y sont associés au moins six semaines à l’avance, pour laisser suffisamment de temps à toutes les personnes qui dépendent de ces systèmes et plateformes de s’organiser en conséquence. Nous restons déterminés à lancer un AMS en bon état de fonctionnement. Nous vous remercions de votre patience pendant cette période de transition.
Nous voulons mettre de meilleurs outils entre les mains des personnes qui en ont besoin pour travailler efficacement à l’appui de notre mission. Il s’agit également de garantir une plus grande souplesse d’adaptation au changement dans les années à venir, en fonction des besoins.
Deux systèmes seront modifiés.
1. MemberNova. Il s’agit de notre système actuel de gestion d’association (AMS), également connu en tant que portail des membres. Nous allons remplacer ce système par un AMS plus connu et plus utilisé, appelé Fonteva.
2. Connect. Notre plateforme d’engagement et notre forum de messagerie bidirectionnelle. Ces fonctionnalités seront prises en charge par notre nouveau système de gestion Fonteva.
Le nouveau système de gestion d’association (AMS) permet au personnel et aux membres d’accéder à une interface robuste et conviviale. Les bénéfices incluent :
– Meilleure navigation multilingue.
– Améliorations aux procédures d’adhésion.
– Capacité des chapitres et des groupes d’intérêt spéciaux (SIG) à communiquer directement avec leurs membres sans devoir passer par un système externe.
Dans l’ensemble, les membres auront une expérience beaucoup plus intuitive depuis le portail à mesure que nous passerons à un système de gestion plus avancé et plus largement reconnu.
En lançant le nouvel AMS, nous visons à fournir toutes les fonctionnalités des systèmes existants (MemberNova et Connect), mais d’une manière plus conviviale. Après le lancement, nous mettrons en place des améliorations et des fonctionnalités supplémentaires au fil du temps, par étapes. Nous sommes en train de définir la feuille de route des améliorations postérieures au déploiement, et celle-ci devrait être publiée courant août / septembre.
Des sessions de formation des utilisateurs seront organisées pour certains membres du personnel et groupes de membres afin d’aider les personnes dont le travail dépend fortement de notre système de gestion à se familiariser avec le nouveau portail. Nous vous donnerons plus de détails prochainement.
Nous vous communiquerons sous peu les dates d’indisponibilité et de déploiement.
Tous les systèmes que nous migrons seront indisponibles pendant cette période. Cela signifie que vous ne pourrez pas du tout y accéder. Vous devrez préparer tout travail qui compte sur ces systèmes avant la période d’indisponibilité ou après la mise en service du nouveau système.
Outre MemberNova et Connect, la période d’indisponibilité concerne Docebo (la plateforme Learning@Internet Society) et pour les responsables de chapitre Fluxx (le système de subventions de l’Internet Society Foundation). Comme pour MemberNova et Connect, les utilisateurs ne pourront pas se connecter à Docebo et Fluxx pendant les deux semaines d’interruption. Toutefois, la différence avec ces deux systèmes est que rien d’autre n’aura changé après la migration. Ces plateformes ne migrent pas et resteront intactes.
Oui, les listes de diffusion continueront à fonctionner, vous permettant de rester en contact les uns avec les autres si nécessaire. Toutefois, veuillez noter que les listes ne seront pas synchronisées avec notre système de gestion pendant les deux semaines d’interruption, de sorte que les communications envoyées pendant cette période risquent de ne pas contenir les données les plus récentes concernant les membres.
Le temps d’interruption est une étape normale de toute mise en œuvre d’un système lors du passage d’un système à un autre. Elle est nécessaire pour que l’équipe technique dispose d’un temps déterminé pour prendre les données de l’ancien système et les transférer vers les nouveaux systèmes, tout en garantissant que personne ne saisit simultanément de nouvelles données. Comme il s’agit d’une transition importante, nous avons estimé que deux semaines seraient idéales pour la migration de ces systèmes.
La formation des utilisateurs avec le personnel, les responsables des chapitres et les autres membres qui dépendent fortement de ces systèmes aura lieu en juin. Après cette interruption, notre nouveau portail AMS sera disponible, mais pour la plupart des personnes qui se connecteront, l’expérience offerte par le portail réservé aux membres sera similaire. L’aspect sera simplement un peu différent. Vous pourrez également vous connecter à Docebo, notre plateforme d’apprentissage, et à Fluxx, le système de gestion des subventions de la Fondation, comme par le passé. Pour les responsables des chapitres et des groupes d’intérêt spéciaux, en tant qu’utilisateurs fréquents de notre AMS, votre responsable régional de l’engagement communautaire sera une ressource engagée pour s’assurer que vous disposez des informations et des ressources dont vous avez besoin pour réussir la transition vers le nouveau système.
Nous avons l’intention de migrer toutes les données importantes relatives à l’historique d’un membre ou d’un chapitre afin de conserver un profil complet, tout en garantissant la conformité avec les exigences légales et de confidentialité des données.
Nous sommes impatients de vous offrir une nouvelle série d’outils qui vous permettront de vous épanouir en tant que défenseurs d’Internet. Nous savons que cette transition entraînera de nombreux changements positifs pour chacun d’entre nous. Nous vous remercions de votre patience pendant que nous procédons à ce changement. Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à contacter [email protected].